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Wie wir WhatsApp in Gruppen und Vereinen nutzen

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Wie wir WhatsApp in Gruppen und Vereinen nutzen

Dieser Artikel begleitet den Vortrag: “Wie wir miteinander reden – Kommunikation in Gruppen und Vereinen in Zeiten von WhatsApp”.

Eine Kooperationsveranstaltung vom Verein Bürgernetz Münster, der Selbsthilfe Kontaktstelle Münster und der Freiwilligen Agentur Münster.

Inhalt

Vorteile und Nachteile:

  • Warum wir WhatsApp lieben!
  • Warum uns WhatsApp nervt
  • Stress und Missverständnisse

Datenschutz und Alternativen

  • Darf ich Whats App im Verein benutzen?
  • Darf ich Whats App geschäftlich benutzen?
  • Darf ich Whats App privat benutzen?
  • Tipps für Gruppen und Vereine
  • Alternative Messenger

Lösungen

  • WhatsApp Einstellungen und technische Lösungen
  • Wie wollen wir in unserer Gruppe kommunizieren?
  • Regeln und Absprachen

BONUS: MINI-EBOOK “Wie wir miteinander reden wollen – Regeln für WhatsApp Gruppen”

Auf Grund vieler Nachfragen habe ich die Regeln ebenfalls in ein kleines PDF-eBook übertragen.
So kann man es gut ausgedruckt mit zum nächsten Gruppentreffen nehmen und darin herum schreiben, durchstreichen und ergänzen.

Hier geht es zum kostenlosen Download!

Zu den eBooks

Ich freue mich sehr, dass die KOSKON NRW (Koordination für die Selbsthilfe in NRW) basierend auf diesen Regeln  einen Leitfaden für Selbsthilfe-Gruppen erstellt hat.

Sie finden ihn hier: „Regeln für WhatsApp Gruppen und anderen Messenger Diensten“.

1.
5 Gründe, weshalb wir WhatsApp lieben!


1. HOHE VERBREITUNG & AKZEPTANZ

Wir können die meisten Menschen schnell und zwanglos erreichen.

Kommunikationsmöglichkeiten gibt es viele: E-Mail, Telefon, SMS, soziale Netzwerke, Videotelefonie, Briefe und Postkarten, diverse Messenger und und und..

Aber fast alle Menschen in meinem Bekanntenkreis sind schneller per WhatsApp erreichbar.

Meine Erfahrung zeigt, dass sogar die Menschen die E-Mail und SMS nicht oder nur sehr wenig genutzt haben, gerne WhatsApp verwenden.

2. UNABHÄNGIG VON ZEIT, ORT UND SITUATION

Wir müssen uns keine Gedanken machen, ob die andere Person gerade erreichbar ist.

Egal in welcher Situation wir gerade sind, es geht fast immer schnell, eine WhatsApp-Nachricht zu schicken.

Ich muss nicht darüber nachdenken, in welcher Situation sich die andere Person befindet.

Ich kann einfach schnell mal schreiben.

3. GRUPPEN­KOMMUNIKATION

Wir können leicht mit vielen Menschen untereinander kommunizieren.

Wollte ich früher innerhalb einer Gruppe von Menschen kommunizieren – also eine Sache mehreren Menschen mitteilen oder mit ihnen absprechen – dann musste ich meistens alle einzeln telefonisch erreichen oder darauf warten, dass man sich mal wieder trifft.

Klärte ich alles per E-Mail entstanden lange verschachtelte E-Mail-Konversationen durch die man nur noch schwer durchkam.

Ebenfalls wurden so gerne E-Mailadressen aus Versehen weitergegeben, was anschließend zu SPAM-Lawinen führte.

Bei WhatsApp bleibt alles an einem Ort, jede*r kann antworten wann er/sie möchte und alle können die Antworten der anderen direkt mitverfolgen.

4. VIELFÄLTIGKEIT

Fotos, Videos, Links Orte, Kontakte etc.

Ein simples Foto per E-Mail verschicken: Viele stellt das vor eine Herausforderung.

Mit WhatsApp geht dies um einiges leichter!

5. LEICHTE EINRICHTUNG

Wir müssen kein Benutzerkonto mit Passwort anlegen und anschließend mühselig unsere Kontakte hinzufügen.

Bei WhatsApp geht alles ganz einfach:

  1. App herunterladen
  2. Telefonnummer angeben
  3. Per SMS bestätigen
  4. Kontakte freigeben
  5. Profil ausfüllen (wenn ich möchte)

Los geht’s – ich kann direkt allen schreiben, die auch WhatsApp benutzen!

2.
WHATSApp und der Datenschutz


Verstoß gegen die DSGVO – Daten­Schutz­Grund­Ver­Ordnung

WARUM?

Zugriff auf das Adressbuch – nicht alle Kontakte in meinem Adressbuch nutzen WhatsApp, trotzdem gebe ich deren Nummer an WhatsApp weiter.

Was WhatsAPP damit macht? Das wissen wir nicht genau.

DARF ICH WHATSAPP TROTZDEM BENUTZEN?

  • Private Nutzung: Eine Frage des Vertrauens!
  • Geschäftliche/Öffentliche Nutzung: Ich muss mich an die Datenschutz-Gesetze halten!

Private Nutzung ist erlaubt

  • Mitglieder eines Vereins können privat freiwillig auf WhatsApp kommunizieren.
  • Jedoch besser nicht offiziell.

Offizielle oder geschäftliche Nutzung

Nutzung mit sicherem Ordner oder Container möglich

  • WhatsApp kann nicht auf die Kontakte zugreifen
  • Kontakte der Mitglieder müssen von Hand eingegeben werden.
  • Die ausdrückliche Zustimmung der Mitglieder sollte eingeholt werden!

Fazit

  • Verzicht auf offizielle und öffentliche WhatsApp Gruppe!
  • Vereins-interne Lösung – Vereinsmitglieder dürfen sich “privat” dazu entschließen, miteinander auf WhatsApp zu kommunizieren.
  • Ausdrückliche Zustimmung der Mitglieder die in der Gruppe sind einholen, schadet nicht!

3.
Alternativen zu WhatsApp


Threema

  • Gleiches Prinzip wie WhatsApp
  • ÜBERTRAGT KONTAKTDATEN VERSCHLÜSSELT
  • Europäische Server
  • 2,99€
  • →https://threema.ch/de

Signal

  • Gleiches Prinzip wie WhatsApp
  • ÜBERTRAGT KONTAKTDATEN VERSCHLÜSSELT
  • Kostenlos, Open Source
  • →https://signal.org/

Team Chat Anwendungen: z.B. Slack

  • Viele Nutzer in den USA
  • Für Team-Kommunikation entworfen
  • Workspace, in dem nur Teammitglieder kommunizieren
  • Verschiedene Kanäle (Channels) für verschiedene Themen
  • Viele weitere Funktionen
  • →https://slack.com/intl/de-de/

4.
Warum WhatsApp nervt!


WhatsApp macht mir Druck!

LESEBESTÄTIGUNGEN:

„Die andere Person hat die Nachricht gelesen, warum antwortet sie nicht?“

ONLINE-STATUS:

„Der/die ist doch online, warum liest er/sie nicht oder schreibt nicht zurück“

MENSCHEN STRESSEN SICH:

„Oh, jetzt hat die andere Person gesehen, dass ich es gelesen hab und ich muss schnell antworten“

BE­NACHRICHTIGUNGEN:

„15 neue Nachrichten? Da muss was Wichtiges passiert sein! “

WhatsApp erzeugt DRING­LICH­KEIT

„Niemand macht sich Gedanken darüber, ob die Person gerade erreichbar ist, oder ob sie gestört wird. “

WhatsApp stiehlt mir die Zeit!

  • „Ich bekomme mehr Nachrichten als ich lesen möchte!“
  • „Ich bekomme ständig Nachrichten von Personen mit denen ich gar nicht per WhatsApp kommunizieren möchte“
  • „Ich bekomme an jedem Feiertag unpersönliche Videos, Fotos!“
  • Ich bekomme FAKE NEWS! „ACHTUNG!!! Nehme den Kontakt von XY nicht an! Bitte an alle weitersenden!“
RELEVANZ

„Niemand macht sich Gedanken darüber, wie viel Zeit oder Speicherplatz anderen “gestohlen” wird.“

WhatsApp sorgt für Miss­verständnisse!

Pampigkeit, Ironie, Sarkasmus, Zweideutigkeit.

Wie hat er/sie das gemeint?

Rechtschreibfehler, Abkürzungen, keine Groß und Kleinschreibung.

„Warum hat sich die andere Person nicht die Mühe gemacht, ordentlich zu schreiben?“

  • Unterschiedliche Kommunikationsstile
  • Unterschiedliche digitale Kompetenzen. Finden nicht (so schnell) die richtigen Zeichen auf der Tastatur

Knappe kurze Texte ohne Satzzeichen und Emojis und Höflichkeitsformeln.

BEISPIELE: Folgende Sätze klingen für uns unterschiedlich, wenn wir sie (im Kopf) vorlesen.

  • Bringst Du Kaffee mit in unterschiedlichen Varianten geschrieben.

Emoji Missinterpretation

Emojis werden falsch interpretiert oder anders dargestellt.

BEISPIEL:
Was bedeuten diese Emojis:

High Five? BITTE BITTE? Beten? DANKE?

Hände über den Kopf zusammenschlagen? Hände in die Luft? OK?

Puh, noch einmal Glück gehabt? Oh das macht mich etwas verlegen aber ich kann darüber lachen? Ich schwitze bin aber sehr glücklich nach dem Sport?

Unterschiedliche Darstellung

Manche Emojis sehen auf verschiedenen Smartphones und Computer unterschiedlich aus!

Fehlende Kom­munikations­­ebenen

Schon unterschiedliche Kommunikations­stile oder unter­schiedliche Kompetenzen führen zu Missverständnissen!

5.
Ein­stellungen und technische Lösungen


1. Admin Gruppen

Gruppen, in denen nur die Administrator*innen schreiben können.

SO GEHT’S:
  • Gruppe
  • Gruppeneinstellungen
  • Gruppeninfo
  • Nachrichten senden
  • Nur Admins

2. Gruppen Benachrichtigungen steuern

Lassen Sie sich so benachrichtigen, wie es für Sie sinnvoll ist

SO GEHT’S:
  • Gruppe
  • Gruppeneinstellungen
  • Eigene Benachrichtigungen
  • Ton
  • Vibration
  • Pop-Up
  • Licht
  • Vorschau

3. Gruppen stumm schalten

Neue Nachrichten nur dann sehen, wenn man in WhatsApp ist.

SO GEHT’S:
  • Gruppe
  • Gruppeneinstellungen
  • Benachr. Stummschalten
  • 8 Stunden
  • 1 Woche
  • 1Jahr
  • Benachrichtigungen anzeigen

4. Online Status verbergen

Stalking verhindern

SO GEHT’S:
  • Whats App Einstellungen
  • Account
  • Datenschutz
  • Zuletzt Online
  • Jeder
  • Meine Kontakte
  • Niemand

5. Lesebestätigung abschalten

Ohne Druck zurückschreiben, wenn man möchte

SO GEHT’S:
  • Whats App Einstellungen
  • Account
  • Datenschutz
  • Lesebestätigungen

6. Personen blockieren

Kontakt über WhatsApp abbrechen

SO GEHT’S:
  • Whats App Einstellungen
  • Account
  • Datenschutz
  • Blockierte Kontakte
  • Kontakt auswählen
Problem

Nicht immer lassen sich Probleme technisch lösen. Oft wird das Problem dadurch nur verschoben.

6.
Wie wir miteinander reden wollen: Regeln für WhatsApp-Gruppen


MINI-EBOOK

Auf Grund vieler Nachfragen habe ich die Regeln ebenfalls in ein kleines PDF-eBook übertragen.
So kann man es gut ausgedruckt mit zum nächsten Gruppentreffen nehmen und darin herum schreiben, durchstreichen und ergänzen.

Hier geht es zum Download!

WhatsApp-Regeln
WhatsApp Format

Hier finden Sie Vorlagen für WhatsApp-Gruppen-Regeln im Textformat zum Kopieren und Einfügen.

TIPP:

Ihr könnt die gleichen Regeln (mit etwas schöneren Emojis 😉 ) auch direkt in der WhatsApp-Gruppe “Wie wir miteinander reden” (Admin-Gruppe) bekommen.

Tretet der Gruppe einfach über diesen  Button bei:

Zur Gruppe 

Ihr könnt dann alles direkt innerhalb von WhatsApp kopieren oder an euch weiterleiten. Im Anschluss könnt ihr die Gruppe einfach wieder verlassen!

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⭐ Gruppenregeln
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Wie wollen wir als Gruppe miteinander kommunizieren?
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⚠ WICHTIG: Die hier aufgelisteten Regeln sind nur eine Sammlung von Beispielen, Möglichkeiten und Ideen.

▪ ​Jede Gruppe sollte gemeinsam diskutieren, was Sie an WhatsApp stört und was sie besonders gut finden – am besten bei einem gemeinsamen Treffen.
▪ ​Diese Regeln können dabei als Vorlage für eigene Regeln genutzt werden.
▪ ​Man muss also entscheiden, welche Lösungen davon für die eigene Gruppe passen ​ODER ob man zu einem Thema überhaupt eine Regel benötigt.

️ ​Ihr müsst also einiges durchstreichen, abändern, umformulieren, ausfüllen ..

​​ ​Die Regeln können dann in eure Gruppenbeschreibung kopiert und im Gruppenchat bekanntgegeben werden.

1. Wer kommuniziert mit wem?
———————————————
Regeln, damit Nachrichten nur bei den richtigen Personen ankommen.

➕➕ ​​​UNTERHALTUNGEN ZU ZWEIT
Wenn wir in der Gruppe mit nur einer weiteren Person schreiben, z.B. weil diese gerade online ist…
▪  … wechseln wir immer zu einer privaten Nachricht

➕➕➕ ​​​UNTERHALTUNGEN IN UNTERGRUPPEN
Wenn es bestimmte Personen gibt, die etwas zu dritt oder zu viert besprechen möchten, können diese dies
▪  Telefonisch klären
▪  Eine Untergruppe bilden

ℹ️ ​​ NUR ADMINGRUPPEN:
Nur die Administrator*innen geben in dieser Gruppe Informationen heraus.
Meldet euch bitte per direkter Nachricht bei einem/r Administrator*in, wenn ihr Informationen beitragen möchtet.
▪  WhatsApp-Nachricht an …
▪  E-Mail an …
▪  Anruf an …

2. Worüber reden wir in unserer Gruppe?
———————————————-
Regeln, damit wir bei unserem Thema bleiben

✍ BEVOR WIR ETWAS SCHREIBEN, FRAGEN WIR UNS:
✔  Ist es relevant für die Gruppe?
✔  Ist es notwendig?
✔  Ist jetzt eine gute Zeit zum Schreiben?

❤️ ​Wir denken dabei kurz an alle Gruppenmitglieder, die diese Nachricht bekommen, deshalb auf ihr Handy schauen werden und sich dann die Zeit nehmen, sie zu lesen.

⚓​ ​BEIM THEMA BLEIBEN
Wir posten nur im Sinne des Zwecks dieser Gruppe. Dazu gehören:
▪  Ankündigungen
▪  Termine
▪  bestimmte Themen

​LUSTIGE BILDER UND VIDEOS
Wir teilen keine irrelevanten Bilder, Videos, lustigen Sprüche.
Möchtet ihr diese mit uns teilen benutzt bitte
▪ Euren Status
▪ Eine Extra-Gruppe für Spaß und andere Themen

⏱ 3. Dringlichkeit
—————————-
Regeln um nicht unter Druck zu geraten!

☝ SELBST BESTIMMEN
Jede*r darf selbst bestimmen, wie oft Nachrichten gelesen und beantwortet werden. Dafür nutzt er/sie
▪ Technische Lösungen:
o Einstellungen bei WhatsApp
o Benachrichtigungen
▪ Verhaltenslösungen: Wie möchte ich damit umgehen?
o Selbst bestimmen, wann man wie viel liest? Und wann man antwortet?

⌛ ANTWORT ZEIT
Nicht alle haben Zeit WhatsApp zwischendurch zu nutzen und schnell zu antworten. Ebenfalls ist es unangenehm, lange auf Antworten zu warten.
Deshalb einigen wir uns darauf, dass wir in einem Zeitraum von …
▪ 1 Tag
▪ 2 Tage
▪ 1 Woche
…uns die Zeit nehmen, Nachrichten in dieser Gruppe zu lesen und zu beantworten (falls nötig).

⏱ EILIGES
Wenn wir eine schnelle Antwort benötigen…
▪ …versuchen wir unser Glück in der Gruppe, und melden uns telefonisch falls wir keine Antwort bekommen.
▪ …nutzen wir direkt das Telefon.​

✋ ​RUHEZEITEN
Wann ist es OK zu schreiben? Wir schreiben uns nicht zwischen:
▪ 21:00 und 07:00 Uhr (passende Uhrzeit angeben, falls erwünscht)

4. Verständlichkeit

——————————
Regeln damit alle verstehen, worum es geht.

✒ RECHTSCHREIBUNG & AUSDRUCK
▪ Wir bemühen uns, korrekt zu schreiben.
▪ Niemand macht andere auf Rechtschreibfehler aufmerksam.
▪ Wir benutzen normale Höflichkeitsformen, wie bitte und danke.

✂ ABKÜRZUNGEN
Wir bemühen uns, für alle verständlich zu schreiben. Folgende Abkürzungen und Ausdrücke sind z.B. OK:
▪ LG: Liebe Grüße
▪ Hier weitere Abkürzung/Slang: Erklärung

​EMOJIS
▪ Wir bemühen uns Emojis nur zu verwenden, um unsere Äußerungen zu  verdeutlichen und Emotionen zu zeigen.
▪ Wir bemühen uns Emojis zu verwenden, die jeder versteht.
▪ ​Auf der Seite Emojipedia (englisch)) könnt ihr Emojis nachschlagen: https://emojipedia.org/

Hier einige gute Beispiele:
… Daumen hoch
… Zwinkernder Smiley
… Lachender Smiley
… Weitere Beispiele für Emojis

5.  Klarheit
——————

⭕ ​ZUSAMMENHÄNGENDE NACHRICHTEN
▪ Wir achten darauf zusammenhängende Nachrichten zu schreiben.
▪ Das heißt – der gesamte Text landet in einer Sprechblase, wenn es möglich ist.
▪ So bleibt unsere Gruppe übersichtlich und es entstehen weniger Benachrichtigungen.

↪ ANTWORTEN-FUNKTION
▪ Wenn wir auf eine bestimmte Äußerung eingehen, benutzen wir die Antwortenfunktion.
▪ So ist für alle klar zu erkennen auf welche Äußerung wir uns beziehen.

❕ ANTWORTEN SCHREIBEN
▪ Wir antworten nur, wenn wir eine Antwort haben
▪ Wir antworten nicht mit „Das weiß ich nicht“.

⭐ ​DANKE SAGEN
▪ Es ist schön, ein Danke zu hören. Aber es stört in der Gruppe, wenn alle Personen dort ein Danke hinterlassen.
▪ Wenn wir uns bei jemandem bedanken möchten, dann schreiben wir dies in einer privaten Nachricht.

6. FORMELLES
——————————
Regeln, wie wir mit Absprachen, Diskussionen, Terminen usw. umgehen

⁉️  DISKUSSIONEN
Wenn wir etwas Wichtiges zu diskutieren haben, dann
o Vereinbaren wir ein Online-Treffen
o Vereinbaren wir ein echtes Treffen
o Klären es in einer Kleingruppe
o Klären es telefonisch

☂️ ​​GEGENSEITIGE UNTERSTÜTZUNG
Es ist gut eine Gruppe zu haben, in der man jederzeit um Hilfe oder Unterstützung bitten kann:
Wir nutzen dafür:
o Diese Gruppe
o Eine Untergruppe (hier)
o Private Nachrichten

✨ ​​WICHTIGE INFORMATIONEN
Wenn wir wichtige Informationen bekannt geben nutzen wir folgendes Format
======================
Hier steht der wichtige Text

======================

☑️ ​​TERMINE FINDEN
Um Termine zu finden nutzen wir Doodle​. Hier ist eine Anleitung…
Wenn ihr weitere Fragen hab, schickt eine Nachricht an: ….

​ ​ABSTIMMUNGEN/UMFRAGEN
Für Abstimmungen nutzen wir Doodle​ – “Wahl treffen​”.

7. KONFLIKTE
—————-
​Regeln um Konflikte zu vermeiden und zu klären​

​⚡ ​​KONFLIKTE
Es ist normal, dass in einer Gruppe Konflikte entstehen. So gehen wir damit um:
o Wir versuchen wann immer möglich, den Konflikt nicht über WhatsApp zu klären.
o Wir nutzen lieber Telefon oder treffen uns.
o Wir halten die Gruppe aus persönlichen Konflikten untereinander raus.

⛔ ​​ZWEIDEUTIGE FORMULIERUNGEN
Wir gehen immer davon aus, dass die Schreibende Person nur gute Absichten hat!
Wenn wir selbst schreiben achten wir darauf,
o Keine Ironie, Sarkasmus oder Zweideutigkeit zu nutzen
o Höflich zu sein (bitte und danke)
o Einfache freundliche Emojis
o Keine Patzigkeit

❓ ​SCHWIERIGE ​FORMULIERUNGEN
Wenn wir nicht sicher sind, ob eine Formulierung gut ist dann stellen wir uns vor, sie würde öffentlich vorgelesen. Wir wissen nie, wer diese Nachrichten zukünftig lesen wird.

☎️ ​​BESCHWERDEN UND FEEDBACK ZUR GRUPPE
Wenn uns etwas an der Gruppe stört oder wir gerne etwas ändern möchten, dann sprechen wir zunächst den/die Administrator*in an, bevor wir es einfach in die Gruppe schreiben. Oder klären dies in einem Gespräch

​❌ ​GRUPPE VERLASSEN
Niemand ist beleidigt, wenn sich jemand entschließt, die Gruppe zu verlassen
Bitte sagt aber kurz Bescheid, wenn ihr die Gruppe verlassen möchtet.


ZUM SCHLUSS

Denkt immer daran, jedes Wort auf eurem Smartphone wurde von einem Menschen geschrieben und wird von Menschen gelesen ;).

“Gedacht heißt nicht immer gesagt,

 gesagt heißt nicht immer richtig gehört,

gehört heißt nicht immer richtig verstanden,

 verstanden heißt nicht immer einverstanden,

 einverstanden heißt nicht immer angewendet,

 angewendet heißt noch lange nicht beibehalten.”

Konrad Lorenz (1903-89),
Verhaltensforscher, 1973 Nobelpreisträger

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