Dieser Artikel begleitet den Vortrag: „Sinnvoller Umgang mit WhatsApp,
Signal & Co“ in (Selbsthilfe-)Gruppen und Vereinen

Eine Kooperationsveranstaltung vom Verein Bürgernetz Münster und der Freiwilligen Agentur Münster.

Hast Du heute schon eine WhatsApp Nachricht verschickt?

Ja ? Und worum ging es? Warum hast Du WhatsApp genutzt und nicht eine SMS geschrieben, telefoniert oder eine E-Mail geschickt?

Die meisten von uns lieben es mit WhatsApp oder anderen Messenger-Diensten zu kommunizieren: Es geht schnell, fast alle sind darüber erreichbar und wir können viel mehr als nur Text-Nachrichten verschicken.

Diese Vorteile potenzieren sich, wenn wir WhatsApp zur Kommunikation mit Gruppen nutzen. Die meisten Nutzer:innen verwenden ebenfalls WhatsApp-Gruppen, um sich innerhalb von Familien oder Freundeskreisen schnell und unkompliziert auszutauschen.

Auch Vereine, Verbände und Selbsthilfegruppen nutzen die Vorteile der Gruppen, z.B. um ihre Mitglieder auf dem Laufenden zu halten, sich abzustimmen oder schnelle gemeinsame Entscheidungen zu treffen.

Aber: Diese Vorteile bringen auch Nachteile – Was schnell und einfach geht, wird oft und unbedacht genutzt. Und so, wie die Vorteile, potenzieren sich auch die Nachteile, wenn wir WhatsApp in Gruppen nutzen.

Manchmal wird die Kommunikation in WhatsApp-Gruppen für Vereine oder Selbsthilfegruppen zum Problem: Die Mitglieder sind genervt von zu vielen Nachrichten oder es entstehen Missverständnisse auf Grund fehlender Kommunikationsebenen.
In diesem Artikel geht es um die typischen Probleme, die bei der Kommunikation in Messenger-Gruppen auftauchen, und wie wir damit am besten umgehen. Wir betrachten dabei die

• menschlichen Aspekte des Problems, wie Auswahl der richtigen Gruppenform, Absprachen, Regeln, Rücksichtnahme
• technischen Möglichkeiten, wie das Nutzen der passenden WhatsApp-Funktionen und Einstellungen. Dies beinhaltet auch die in 22/23 erschienen Neuerungen, wie Reaktionen, Abstimmungen in Gruppen, das neue Community-Feature und WhatsApp Kanäle.

Um das Thema besser einordnen zu können, wie relevant das Thema ist und welche Reichweite es 2023 hat, fasse ich zu Beginn noch einmal die 5 Gründe, weshalb wir so gerne Messenger verwenden zusammen.

Ebenso schauen wir uns die Gründe an, warum viele von der Kommunikation mit Messengern (insbesondere WhatsApp) genervt sind.

Inhalt

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1. Warum wir so gerne WhatsApp (und andere Messenger) nutzen – 5 Gründe

2. Warum uns Messenger nerven

3. Wie sorge ich für eine Gelungene Kommunikation in Messenger-Gruppen?

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BONUS: MINI-EBOOK „Wie wir miteinander reden wollen – Regeln für WhatsApp Gruppen“

Auf Grund vieler Nachfragen habe ich die Regeln ebenfalls in ein kleines PDF-eBook übertragen.
So kann man es gut ausgedruckt mit zum nächsten Gruppentreffen nehmen und darin herum schreiben, durchstreichen und ergänzen.

Hier geht es zum kostenlosen Download!

Zu den eBooks

Ich freue mich sehr, dass die KOSKON NRW (Koordination für die Selbsthilfe in NRW) basierend auf diesen Regeln  einen Leitfaden für Selbsthilfe-Gruppen erstellt hat.

Sie finden ihn hier: „Regeln für WhatsApp Gruppen und anderen Messenger Diensten“.

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5 Gründe, weshalb wir so gerne WhatsApp (und andere Messenger) nutzen!

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1. Kosten

WhatsApp gibt es seit 2009. Damals war WhatsApp zunächst der Hit, weil man „kostenlos“ so viele Nachrichten verschicken konnte, wie man wollte – zumindest, wenn man eine WLAN-Verbindung mit Flatrate nutzen konnte.

Vorher nutzten wir SMS. Hatten wir keine endlose Flatrate, dann musste man sich überlegen, was, wie oft und wie viel man schreibt. Oder ein Foto versenden? Das konnte damals schon mal teuer werden.

Die Nutzerzahlen von WhatsApp stiegen schnell! 2014 waren es bereits 600 Millionen Nutzer:innen. Zu diesem Zeitpunkt wurde WhatsApp an Facebook (heute Meta) verkauft.

2. HOHE VERBREITUNG & AKZEPTANZ

Im Jahr 2020 berichtete Facebook (jetzt Meta), dass WhatsApp 2 Milliarden Nutzer:innen weltweit habe (Quelle: Pressemitteilung Meta) .
Auch in Deutschland sind Messenger beliebt: Die ARD/ZDF Online-Studie untersucht jährlich die Mediennutzung der deutschen Bevölkerung ab 14 Jahren, auch die Nutzung von Messengern.
Laut den Ergebnissen der Studie in 2022 nutzen 84% der Bevölkerung zumindest wöchentlich, 72% sogar täglich Messenger. Hier ist WhatsApp ebenfalls der mit großem Abstand am häufigsten verwendete Messenger mit 68% täglicher Nutzung, gefolgt von Telegram 5%, Signal 5% und Threema 2% (Quelle: 2022, Wolfgang Koch, Ergebnisse der ARD/ZDF-Onlinestudie 2022, Reichweiten von Social-Media-Plattformen und Messengern, https://www.ard-zdf-onlinestudie.de/files/2022/2210_Koch.pdf).
Wir können also den größten Teil der Bevölkerung per Messenger und im speziellen per WhatsApp erreichen.

Während viele soziale Medien und Apps vor allem bei den jüngeren Anteilen der Bevölkerung beliebt sind, zieht sich die Nutzung von WhatsApp mittlerweile durch alle Altersklassen. Im D21-Digital-Index 2021/2022, dem „Jährlichen Lagebild zur digitalen Gesellschaft“ der Initiative D21 (siehe Grafik oben) zeigt sich, dass Messeneger allgemein und WhatsApp im Besonderen von der Generation vor 1945 bis zur jüngsten Generation Z täglich verwendet werden.

2. SCHNELL UND UNABHÄNGIG VON ZEIT, ORT UND SITUATION

Kommunikationsmöglichkeiten gibt es viele: E-Mail, Telefon, SMS, soziale Netzwerke, Videotelefonie, Briefe und Postkarten… Egal in welcher Situation wir gerade sind, es ist fast immer bequemer, eine Messenger-Nachricht zu schicken. Ich muss nicht darüber nachdenken, in welcher Situation sich die andere Person befindet und ob die sie gerade erreichbar ist. Sie kann die Nachricht auch später lesen und beantworten. Gleichzeitig haben die meisten Menschen ihr Smartphone fast immer in Ihrer Nähe und bekommen darauf Benachrichtigungen angezeigt – sie sehen also relativ zeitnah, ob jemand sie kontaktieren wollte. Und sie haben die Gelegenheit schnell, leise, nebenbei und einigermaßen unauffällig zu lesen und zu antworten – egal ob sie gerade unterwegs sind oder mit anderen zusammen.

4. VIELFÄLTIGKEIT

Fotos, Videos, Links, Orte, Kontakte, Sprachnachrichten und mehr

Ein simples Foto per E-Mail verschicken: Viele stellt das vor eine Herausforderung. Mit WhatsApp geht dies um einiges leichter! Ebenfalls können wir

• Sprachnachrichten verschicken, falls wir nicht so lange tippen möchten
• Videobotschaften aufzeichnen
• Den Kontakt zu anderen herstellen ohne Telefonnummern abzuschreiben und einzutippen, in dem wir Kontakte senden
• Informationen von anderen Quellen weitergeben, z.B. per Link aus dem Internet oder Weiterleiten anderer Nachrichten
• Schnell und präzise zeigen (anstelle zu erklären), wo wir gerade sind, wie lange wir noch von A nach B brauchen oder wo wir uns treffen wollen: Standorte senden
• Uns mit den Umfragen abstimmen und schneller Entscheidungen finden
• Per Reaktion schnelle Antworten geben

5. GRUPPEN­KOMMUNIKATION

Wir können leicht mit vielen Menschen untereinander kommunizieren.

Alle diese Vorteile potenzieren sich, wenn wir uns mit mehreren Menschen gleichzeitig austauschen möchten. Wollte ich früher innerhalb einer Gruppe von Menschen kommunizieren, dann musste ich …

• darauf warten, dass man sich mal wieder trifft 🙂
• meistens alle einzeln telefonisch erreichen oder eine Telefonkette nutzen
• alle E-Mailadressen kennen, eine Mail an alle schreiben und mich anschließend durch lange verschachtelte E-Mail-Konversationen durchkämpfen und versuchen weiterzuführen. (Ebenfalls wurden so gerne E-Mailadressen aus Versehen weitergegeben, was anschließend zu SPAM-Lawinen führte.)

Bei Messengern bleibt alles an einem Ort, jede:r kann antworten wann er/sie möchte und alle können die Antworten der anderen direkt mitverfolgen. Super Praktisch, oder?

 

2.
Gründe, warum uns Messenger nerven

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Messenger erzeugen Stress und Druck.

In Messengern können wir schnell und leicht nahezu grenzenlos schreiben. Dabei müssen wir eigentlich nur auf unsere Situation achten und machen uns keine Gedanken darüber, ob die andere Person gerade erreichbar ist, wir sie mit unserer Nachricht unterbrechen, ob sie Zeit und Gelegenheit hat zu antworten usw.
Lesebestätigungen, Online-Status und hörbare/sichtbare Benachrichtigungen erhöhen den Druck, schnell zu reagieren.

• LESEBESTÄTIGUNGEN: „Die andere Person hat die Nachricht gelesen, warum antwortet sie nicht?“
• ONLINE-STATUS: „Der/die ist doch online, warum liest er/sie nicht oder schreibt nicht zurück“
• MENSCHEN STRESSEN SICH: „Oh, jetzt hat die andere Person gesehen, dass ich es gelesen hab und ich muss schnell antworten“
• BE­NACHRICHTIGUNGEN: „15 neue Nachrichten? Da muss was Wichtiges passiert sein! Ich schaue mal besser nach.

 

Messenger stehlen mir Zeit (und Speicherplatz)

Weil es so schnell und einfach geht zu kommunizieren und weil es für uns Schreibende technisch keinen Unterschied macht, ob wir 1 Person oder 100 Personen schreiben, denken wir oft nicht darüber nach, ob unsere Nachricht wirklich für alle interessant und relevant ist.

Wir stellen uns auch nicht vor, was passiert, wenn wir unsere Nachricht in einer Gruppe abschicken: Bei vielen Personen macht es gleichzeitig „Ding“, sie unterbrechen ihre aktuelle Tätigkeit, ziehen ihr Smartphone aus der Tasche und lesen die Nachricht, um es anschließend wieder wegzupacken, wenn es nicht wichtig war.
Besonders tückisch: Medien-Inhalte, die vor allem an Feiertagen ausgetauscht werden, sie verstopfen gerne auch mal den Smartphone-Speicherplatz.

Viele können diese Aussagen nachvollziehen:

• Ich werde oft von für mich belanglosen Gruppen-Nachrichten, wie „Danke“ (x20) oder „ich weiß es nicht“ – „ich auch nicht“ oder ähnlichem unterbrochen und abgelenkt
• Ich werde in Gruppen eingeladen, in denen über Dinge gesprochen wird, die mich eigentlich nicht interessieren und in denen ich nicht sein möchte.
• Ich bekomme an jedem Feiertag unpersönliche witzige oder niedliche Filme und Grafiken
• Ich bekomme FAKE NEWS! „ACHTUNG!!! Nehme den Kontakt von XY nicht an! Bitte an alle weitersenden!“

Hier ist oft fehlende RELEVANZ das Problem: „Niemand macht sich Gedanken darüber, ob die Nachricht für alle wichtig ist und wie viel Zeit oder Speicherplatz anderen dadurch gestohlen wird.“

Messenger sorgen für Miss­verständnisse!

Unterschiedliche Kommunikationsstile, Kenntnisse und fehlende Kommunikationsebenen sorgen schnell für Konflikte.

• Pampigkeit, Ironie, Sarkasmus, Zweideutigkeit. Wie hat er/sie das gemeint?
• Rechtschreibfehler, Abkürzungen, keine Groß- und Kleinschreibung. „Warum hat sich die andere Person nicht die Mühe gemacht, ordentlich zu schreiben?“ Hier treffen oft unterschiedliche Kommunikationsstile (formelle Schriftsprache vs. verschriftliche gesprochene Sprache) aber auch unterschiedliche digitale Kompetenzen aufeinander ( es finden nicht alle (so schnell) die richtigen Zeichen auf der Tastatur)

• Knappe kurze Texte ohne Satzzeichen und Emojis und Höflichkeitsformeln.
  BEISPIELE: Folgende Sätze klingen für uns unterschiedlich, wenn wir sie (im Kopf) vorlesen.

• Emoji Missinterpretation: Emojis werden falsch interpretiert oder anders dargestellt.
  BEISPIEL: Was bedeuten diese Emojis:

• High Five? BITTE BITTE? Beten? DANKE? ‍
• Hände über den Kopf zusammenschlagen? Hände in die Luft? OK?
• Puh, noch einmal Glück gehabt? Oh, das macht mich etwas verlegen aber ich kann darüber lachen? Ich schwitze bin aber sehr glücklich nach dem Sport?!

Treffen unterschiedliche Kommunikationsstile ohne zusätzliche Kommunikationsebenen aufeinander, entstehen schnell kleine Missverständnisse. Da wir diese nicht direkt klären können, bildet sich in den Köpfen einzelner eine „schlechte Stimmung“, von der die andere Person gar nichts weiß. So entstehen schnell unnötige Konflikte und eine allgemein schlechte Atmosphäre.

Messenger und der Datenschutz?!

Nutzen wir Messenger als Kommunikationsmittel, dann geben wir viele Informationen zu uns Preis. Dementsprechend ist die Unsicherheit hoch, wer alles Zugriff auf diese Informationen hat. Dies trifft besonders auf Gruppen zu, in denen sich nicht alle Mitglieder persönlich kennen. Aber auch gegenüber den Messernger-Diensten selbst

• Alle in der Gruppe können meine Telefonnummer sehen und ohne meine Zustimmung speichern und weitergeben
• Ich kenne gar nicht alle Personen aus diese Gruppe und weiß somit gar nicht, wer alles mitliest.
• Kann alles was geschrieben wird vom Messenger-Anbieter mitgelesen werden?
• Was macht der Anbieter des Messengers, wie z.B. WhatsApp mit meinen Daten?

Fazit

Niemand möchte mehr auf die Vorteile von Messengern und Messenger-Gruppen verzichten. Trotzdem gibt es viele Probleme und Unsicherheiten, die schwer wiegen und die Kommunikation in Gruppen verändern. Diese negativen Punkte müssen wir aber nicht einfach so hinnehmen – im nächsten Teil schauen wir uns deshalb an, wie wir trotzdem für eine gelungene Gruppenkommunikation sorgen können.

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3.

Wie sorge ich trotzdem für eine gelungene Gruppenkommunikation?

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​5 Schritte, um die Probleme anzugehen

Die benannten Probleme können wir auf verschiedenen Ebenen angehen – manches können wir „rein technisch“ lösen, indem wir entsprechende Einstellungen vornehmen. Vieles muss aber auch innerhalb der Gruppe geklärt werden – auch wenn die Kommunikation hier auf einem digitalen Weg stattfindet, muss man sich immer klar machen es ist Kommunikation zwischen „echten Menschen“ und nicht nur Text auf einem Bildschirm.

Deshalb ist es von bedeutender Wichtigkeit, dass diese folgenden 5 Schritte zunächst auf der menschlichen Ebene geklärt werden, also auf die Bedürfnisse der Gruppe und dessen Gruppenmitglieder abgestimmt werden.

1. Zweck der Gruppe: Wozu ist die Gruppe gedacht und wozu nicht? Ist der Zweck der Gruppe mit der Größe der Gruppe gut umsetzbar?
2. Datenschutz und Messenger-Alternativen: Welcher Messenger ist für unsere Mitglieder geeignet?
3. Gruppenformen und Einstellungen: Welche Gruppenform dient unserem Zweck und der Größe am Besten? Mit welchen Einstellungen können wir allen dienen?
4. Regeln Absprachen als Gruppe: Wie möchten wir in der Gruppe kommunizieren und wie nicht?
   Wer übernimmt die Moderation und wer trägt die Verantwortung?
5. Persönliche Einstellungen: Welche Einstellungen und Funktionen sollten alle Mitglieder kennen und nutzen?

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2. Datenschutz?! Und Messenger-Alternativen

Verstoß gegen die DSGVO – Daten­Schutz­Grund­Ver­Ordnung

WARUM?

Zugriff auf das Adressbuch – nicht alle Kontakte in meinem Adressbuch nutzen WhatsApp, trotzdem gebe ich deren Nummer an WhatsApp weiter.

Was WhatsAPP damit macht? Das wissen wir nicht genau.

DARF ICH WHATSAPP TROTZDEM BENUTZEN?

• Private Nutzung: Eine Frage des Vertrauens!
• Geschäftliche/Öffentliche Nutzung: Ich muss mich an die Datenschutz-Gesetze halten!

Private Nutzung ist erlaubt

• Mitglieder eines Vereins können privat freiwillig auf WhatsApp kommunizieren.
• Jedoch besser nicht offiziell.

Offizielle oder geschäftliche Nutzung

Nutzung mit sicherem Ordner oder Container möglich

• WhatsApp kann nicht auf die Kontakte zugreifen
• Kontakte der Mitglieder müssen von Hand eingegeben werden.
• Die ausdrückliche Zustimmung der Mitglieder sollte eingeholt werden!

Fazit

• Verzicht auf offizielle und öffentliche WhatsApp Gruppe!
• Vereins-interne Lösung – Vereinsmitglieder dürfen sich „privat“ dazu entschließen, miteinander auf WhatsApp zu kommunizieren.
• Ausdrückliche Zustimmung der Mitglieder die in der Gruppe sind einholen, schadet nicht!

 

Alternativen zu WhatsApp ​

Threema

• Gleiches Prinzip wie WhatsApp
• ÜBERTRAGT KONTAKTDATEN VERSCHLÜSSELT
• Europäische Server
• 2,99€
• →https://threema.ch/de

Signal

• Gleiches Prinzip wie WhatsApp
• ÜBERTRAGT KONTAKTDATEN VERSCHLÜSSELT
• Kostenlos, Open Source
• →https://signal.org/

Team Chat Anwendungen:
z.B. Slack oder Microsoft-Teams

• Für Team-Kommunikation entworfen
• Workspace, in dem nur Teammitglieder kommunizieren
• Verschiedene Kanäle (Channels) für verschiedene Themen
• Viele weitere Funktionen
• Siehe auch den Artikel Microsoft-Teams im Verein nutzen

3. Gruppenformen und Einstellungen

1. Admin Gruppen

Gruppen, in denen nur die Administrator*innen schreiben können.

 
4. Wie wir miteinander reden wollen: Absprachen und Regeln für Messenger-Gruppen

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MINI-EBOOK

Auf Grund vieler Nachfragen habe ich die Regeln ebenfalls in ein kleines PDF-eBook übertragen.
So kann man es gut ausgedruckt mit zum nächsten Gruppentreffen nehmen und darin herum schreiben, durchstreichen und ergänzen.

Hier geht es zum Download!

WhatsApp-Regeln

WhatsApp Format

Hier finden Sie Vorlagen für WhatsApp-Gruppen-Regeln im Textformat zum Kopieren und Einfügen.

5. Persönliche Einstellungen für Gruppen-Nutzer:innen

1. Gruppen Benachrichtigungen steuern

Lassen Sie sich so benachrichtigen, wie es für Sie sinnvoll ist

2. Gruppen stumm schalten

Neue Nachrichten nur dann sehen, wenn man in WhatsApp ist.

3. Online Status verbergen

Stalking verhindern

4. Lesebestätigung abschalten

Ohne Druck zurückschreiben, wenn man möchte

5. Personen blockieren

Kontakt über WhatsApp abbrechen

Problem

Nicht immer lassen sich Probleme technisch lösen. Oft wird das Problem dadurch nur verschoben.

 

ZUM SCHLUSS

Denkt immer daran, jedes Wort auf eurem Smartphone wurde von einem Menschen geschrieben und wird von Menschen gelesen ;).

„Gedacht heißt nicht immer gesagt,

 gesagt heißt nicht immer richtig gehört,

gehört heißt nicht immer richtig verstanden,

 verstanden heißt nicht immer einverstanden,

 einverstanden heißt nicht immer angewendet,

 angewendet heißt noch lange nicht beibehalten.“

Konrad Lorenz (1903-89),
Verhaltensforscher, 1973 Nobelpreisträger